KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
Yth.
1.
Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak
2.
Para Direktur
3.
Para Tenaga Pengkaji
4.
Para Kepala Kantor Wilayah DJP
5.
Kepala Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan
6.
Para Kepala Kantor Pelayanan Pajak
7.
Kepala Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan
8.
Kepala Kantor Pengolahan Data Eksternal
9
Kepala Kantor Layanan Informasi Perpajakan DJP
10.
Para Kepala Kantor Pelayanan, Penyuluhan, dan Konsultasi Perpajakan
SURAT EDARAN
NOMOR SE-38/PJ/2015
TENTANG
RENCANA IMPLEMENTASI CETAK BIRU MANAJEMEN KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK TAHUN 2015
A.
Umum
Rencana Implementasi Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak (DJP) Tahun 2015 sebagaimana ditetapkan dalam surat edaran ini merupakan kelanjutan dari Implementasi Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Tahun 2014. Surat edaran ini merupakan acuan bagi seluruh unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Kementerian Keuangan dalam melaksanakan Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-241/PJ/2012 tentang Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak untuk Periode Tahun 2015.
B.
Maksud dan Tujuan
1.
Maksud
a.
memberi panduan dalam pelaksanaan Cetak Biru Manajemen Kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak;
b.
memudahkan pejabat dan pegawai dalam mengawasi dan melaksanakan Cetak Biru Manajemen Kearsipan di lingkungan Direktorat JenderaI Pajak;
c.
memberikan penjelasan dan penegasan mengenai Program Arsip Vital dan Digitalisasi Arsip.
2.
Tujuan
a.
mengatur mekanisme pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak agar sesuai dengan Cetak Biru Manajemen Kearsipan;
b.
memastikan dan mengawasi jalannya pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan oleh seluruh satuan kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.
c.
agar tercipta keseragaman dan pemahaman yang sama dalam pengelolaan arsip di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak sebagai pelaksanaan Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-241/PJ/2012 tentang Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Tahun 2012-2016 dan Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.
C.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup implementasi Cetak Biru Manajemen Kearsipan Tahun 2015 di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Kementerian Keuangan meliputi program arsip vital dan digitalisasi arsip/alih media.
D.
Dasar
1.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik indonesia Nomor 152 dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 5071).
2.
Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-241/PJ/2012 tentang Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Tahun 2012-2016.
3.
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.
4.
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-16/PJ/2014 tentang Rencana implementasi Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Tahun 2014.
E.
Ketentuan
Seluruh unit kerja di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Kementerian Keuangan diwajibkan untuk melaksanakan :
1.
Program Arsip Vital
Pengelolaan Arsip Vital meliputi :
a.
identifikasi Arsip Vital, sesuai dengan SE-16/PJ/2014 tanggal 28 Maret 2014;
b.
Pengamanan Arsip Vital melalui metode penduplikasian, pemencaran, dan penempatan dalam tempat khusus (vaulting) dan;
c.
Pemeliharaan Arsip Vital.
2.
Digitalisasi Arsip/Alih Media.
Sesuai dengan Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, untuk Tahun Anggaran 2015 kegiatan Digitalisasi Arsip/Alih media dilanjutkan kembali dengan ketentuan :
a.
Seluruh satuan kerja di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak diwajibkan untuk melakukan proses scanning terhadap surat/dokumen yang ditandatangani oleh kepala satuan kerja mulai tanggal 1 Juni 2015;
b.
Seluruh unit kerja di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak diwajibkan untuk melakukan scanning terhadap surat/dokumen yang diterbitkan mulai tanggal 1 Januari 2016.
c.
Pelaksanaan kegiatan digitalisasi arsip/alih media agar tetap mengacu kepada SE-16/PJ/2014 tanggal 28 Maret 2014.
3.
Penanggungjawab dalam pelaksanaan program-program tersebut diatur sebagai berikut:
a.
setiap pimpinan satuan kerja memiliki tanggung jawab dalam pelaksanaan Implementasi Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak sebagaimana diatur dalam Surat Edaran ini.
b.
Pelaksanaan Program:
1)
Setiap satuan kerja di Lingkungan DJP diminta untuk melakukan identifikasi dan penanganan arsip vital;
2)
Pelaksanaan digitalisasi arsip dilaksanakan oleh sekretaris pimpinan atau pelaksana yang telah ditunjuk, dengan koordinator :
a.
Kepala Bagian Umum untuk satuan kerja Kantor Pusat Direktorat Jenderai Pajak (KP DJP) dengan dibantu oleh Subbag Tata Usaha di setiap unit eselon II;
b.
Kepala Bagian Umum dan Kepatuhan Internal Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP);
c.
Kepala Bagian Umum Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak (Kanwil DJP);
d.
Kepala Subbag Umum dan Kepatuhan Internal untuk Kantor Pelayanan Pajak (KPP);
e.
Kepala Subbagian Tata Usaha dan Kepatuhan Internal untuk Kantor Pengolahan Data Eksternal (KPDE), Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (KPDDP), dan Kantor Layanan Informasi dan Pengaduan Direktorat Jenderal Pajak (KLIP DJP);
f.
Kepala Kantor Pelayanan Penyuluhan dan Konsultasi (KP2KP) yang terpisah dari KPP;
4.
Sosialisasi Kearsipan
Setiap satuan kerja diminta untuk terus meningkatkan pengetahuan para pegawai dalam rangka pengelolaan arsip. Peningkatan pengetahuan dapat dilaksanakan dengan kegiatan in house training (IHT) di satuan kerja masing-masing termasuk dengan mengundang narasumber yang kompeten. IHT terkait kearsipan agar dliaksanakan oleh setiap satuan kerja setidaknya sebanyak 1 (satu) kali setiap semester.
5.
Pelaporan
Pelaporan pelaksanaan Program Cetak Biru Manajemen Kearsipan Tahun 2015 disampaikan dalam bentuk sebagaimana terlampir dalam Lampiran 111 Surat Edaran ini dengan ketentuan sebagai berikut
a.
pimpinan satuan kerja Eselon III melaporkan kepada pimpinan satuan kerja Eselon II dan menyampaikan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak u.p. Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak paling lambat tanggal 17 Juli 2015 untuk semester I (periode Januari s.d Juni 2015) dan tanggal 15 Januari 2016 untuk Semester 11 (periode Juli s.d Desember 2015);
b.
pimpinan satuan kerja Eselon II mengompilasi laporan dari satuan kerja Eselon III dan melaporkannya kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak u.p. Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak paling lambat tanggal 31 Juli 2015 untuk semester I (periode Januari s.d Juni 2015) dan tanggal 29 Januari 2016 untuk Semester II (periode Juli s.d Desember 2015);
c.
Unit Eselon II di lingkungan Kantor Pusat melaporkan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak u.p. Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak paling lambat tanggal 31 Juli 2015 untuk semester I (periode Januari s.d Juni 2015) dan tanggal 29 Januari 2016 untuk Semester II (periode Juli s.d Desember 2015).
Surat Edaran ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan dipergunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas di Direktorat Jenderal Pajak.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 28 Mei 2015
DIREKTUR JENDERAL PAJAK,
ttd.
SIGIT PRIADI PRAMUDITO
NIP 195909171987091001