KLIPedia

                          DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
                       DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
___________________________________________________________________________________________
                                                   16 September 1997

                           SURAT DIREKTUR JENDERAL PAJAK
                         NOMOR S - 160/PJ.33/1997

                            TENTANG

                          PENYIMPANAN DOKUMEN

                        DIREKTUR JENDERAL PAJAK,

Sehubungan dengan surat Saudara Nomor XXX tanggal 18 Desember 1996 perihal sebagaimana dimaksud 
pada pokok surat, dengan ini ditegaskan hal-hal sebagai berikut :

1.  Dalam surat tersebut Saudara mengkaitkan lamanya penyimpanan buku dan dokumen dengan 
    penerbitan surat ketetapan Pasal 13, dan dengan alasan kwalitas fisik dokumen yang disimpan akan 
    rusak serta membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup luas akibat lamanya jangka waktu 
    penyimpanan, maka Saudara minta persetujuan agar penyimpanan dokumen perpajakan sebagai 
    berikut :
    a.  Penyimpanan secara fisik dokumen untuk 3 tahun pertama sesudah terhutang pajak atau 
        berakhirnya masa pajak.
    b.  Penyimpanan secara elektronik berupa microfilm, scan ke dalam disket untuk dokumen 
        perpajakan dan pendukungnya yang berumur lebih dari 3 tahun hingga tahun ke sepuluh 
        sesudah terutang pajak atau berakhirnya masa pajak.

2.  Sesuai ketentuan Pasal 28 ayat (6) Undang-undang Nomor 9 TAHUN 1994 tentang Ketentuan Umum 
    dan Tata Cara Perpajakan, bahwa :

    "Buku-buku, catatan-catatan, dokumen-dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau catatan dan 
    dokumen lain wajib disimpan di Indonesia selama sepuluh tahun, yaitu untuk :
    a.  Wajib pajak orang pribadi di tempat kegiatan atau tempat tinggal
    b.  Wajib Pajak badan di tempat kedudukan."

    Selanjutnya berdasarkan Penjelasan Pasal 28 ayat (6) Undang-undang Nomor 9 TAHUN 1994 tersebut, 
    dinyatakan bahwa buku-buku, catatan-catatan, dokumen-dokumen termasuk hasil pengolahan data 
    elektronik yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan harus disimpan selama sepuluh tahun 
    di Indonesia, dengan maksud agar apabila Direktur Jenderal Pajak akan mengeluarkan ketetapan 
    pajak, bahan pembukuan atau pencatatan yang diperlukan masih tetap ada dan dapat segera dapat 
    disediakan.

    Kurun waktu sepuluh tahun penyimpanan buku-buku, catatan-catatan dan dokumen-dokumen yang 
    menjadi dasar pembukuan atau pencatatan adalah sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang mengatur 
    mengenai batas daluwarsa penetapan pajak.

3.  Sesuai dengan Undang-undang Nomor 8 TAHUN 1997 tentang Dokumen Perusahaan, antara lain :

    a.  Pasal 12 ayat (1) dan ayat (4) :
        (1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
        (4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media 
            lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih 
            mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap 
            menyimpan naskah asli tersebut.

    b.  Pasal 15
        (1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya 
            sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan 
            alat bukti yang sah.
        (2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat 
            dilakukan legalisasi terhadap hasil cetakan dokumen perusahaan yang telah dimuat 
            dalam mikrofilm atau media lainnya.

    c.  Pasal 19 ayat (3)
        (3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen 
            perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian 
            perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal :
            a.  pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu 
                wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) ; atau
            b.  pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau 
                patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus 
                disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan 
                kekayaan, hak dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.

4.  Berdasarkan uraian di atas, maka kami dapat menyetujui permintaan Saudara pada butir 1, 
    sepanjang memenuhi ketentuan Undang-undang Nomor 8 TAHUN 1997 khususnya Pasal 12 ayat (1) 
    dan ayat (4), Pasal 15 dan Pasal 19 ayat (3) tersebut.

Demikian untuk dimaklumi.




DIREKTUR JENDERAL PAJAK

ttd

FUAD BAWAZIER